Mission
Sous la responsabilité du Directeur général (DG) et en lien fonctionnel avec la Secrétaire générale, l’Office manager (F/H) a pour principale mission de faciliter l’organisation et la gestion du travail du DG ainsi que des membres de la direction et d’assurer le bon fonctionnement quotidien de l’Iddri.
Responsabilités principales
Appui au DG et à l’équipe de direction
Assurer le traitement et le suivi des courriels du DG : analyse, priorisation, transmission aux interlocuteurs concernés
Planifier et organiser les réunions, rendez-vous et déplacements de la direction
Assister le DG dans l’organisation de ses activités quotidiennes et le suivi des dossiers
Coordonner les projets transversaux pilotés par la direction
Faciliter la communication interne entre la direction et les différentes unités de l’Iddri
Organiser et assurer le bon fonctionnement des instances internes de coordination (Comité de direction, etc.)
Préparer les dossiers en amont des réunions, assurer le suivi des actions et échéances et rédiger les comptes-rendus le cas échéant
Contribuer à l’élaboration d’outils d’aide à la décision : tableaux de bord, indicateurs, etc.
Gestion administrative et appui aux ressources humaines, notamment :
Participer à la gestion administrative : contrôle des notes de frais, relations avec les fournisseurs, etc.
Appuyer ponctuellement les processus RH : traitement des candidatures, organisation des entretiens, intégration des nouveaux collaborateurs
Contribuer à la structuration des processus et services internes (outils de gestion, organisation documentaire, procédures internes)
Assurer l’archivage, la rédaction de correspondances et la préparation logistique de réunions internes
Logistique et vie de bureau
Gérer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
Organiser la logistique des instances de gouvernance (Conseil d’administration, Conseil scientifique, Conseil d’orientation stratégique, Club des entreprises) : réservation de salles, traiteurs, gestion de la visioconférence, accueil des intervenants, gestion des prestataires
Coordonner et assurer la logistique des évènements et séminaires internes (deux fois par an, hors de Paris, sur plusieurs jours) avec un objectif de team building
Suivre les services généraux en lien avec Sciences Po : conformité des locaux, entretien, aménagements, sécurité, ergonomie des postes
Gérer les équipements informatiques et les outils de visioconférence.
Toute autre activité contribuant à fluidifier le quotidien, anticiper les besoins, répondre aux demandes des collaborateurs et au bon fonctionnement du bureau.
PROFIL RECHERCHÉ
Expériences et formation
- Un diplôme de niveau BTS d’assistant.e manager ou assistant.e de gestion est requis
- Un niveau master (Management, langues, lettres, sciences sociales, etc.) est un plus
- 3 ans d’expérience dans un poste similaire (office manager, assistant de direction). Les candidatures expérimentées sont les bienvenues.
Compétences et savoir-être
Intérêt pour les enjeux environnementaux et le développement durable
Capacité à communiquer avec des personnalités de haut niveau, aisance relationnelle
Sens de l’écoute, confidentialité, discrétion
Sens des priorités, de l’organisation et rigueur
Sens du service
Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services
Autonomie, capacité d’initiative, aptitude à la résolution de problèmes
Capacité d’adaptation, souplesse, réactivité
Polyvalence
Capacités rédactionnelles
Très bon niveau d’anglais à l’écrit comme à l’oral
La maîtrise d’une autre langue serait un atout
Maîtrise des logiciels bureautiques/web et logiciels métiers, aisance avec les outils d’IA
Contrats et avantages
Poste en CDI, statut cadre
37,5 heures par semaine
Congés : 30 jours de CP + 10 RTT
Localisation : Paris 6
Rémunération brute annuelle : 37 k€ à 41,8 k€ selon expérience. Une réévaluation du positionnement dans la grille salariale peut être envisagée pour les candidatures avec une très grande expérience.
Télétravail : 2 jours par semaine possibles après 6 mois d’ancienneté
Mutuelle : Prise en charge à 50 %
Transports : Pris en charge à 55 % du Pass Navigo ou forfait mobilité durable
Ticket restaurant : 10 € par jour pris en charge à 60 %
Comment candidater
Les candidatures (lettre de motivation et CV avec 3 références) sont à envoyer à lisa.dacosta@iddri.org dès à présent ; elles seront analysées en continu jusqu’à la sélection du candidat ou de la candidate.
L'Iddri est un employeur soucieux de l'égalité des chances et encourage les candidatures de tous horizons. Toutes les candidatures seront étudiées. Nous ferons notre possible pour revenir vers chaque candidate et candidat, mais en raison du volume de candidatures, nous nous excusons par avance si nous ne pouvons revenir vers vous.