Mission
L’assistant.e de direction a pour principale mission de faciliter l’organisation du travail du directeur général ainsi que des membres de la direction. Il/elle doit gérer des agendas complexes et mouvants, répondre à de nombreuses sollicitations et organiser des déplacements fréquents.
L’assistant.e de direction contribue également à la gestion administrative et à l’animation de la vie interne de l’Iddri. Il/elle garantit le bon fonctionnement et l’efficacité de l’organisation.
Il/elle travaille directement sous la responsabilité du directeur général et en lien fonctionnel avec la Secrétaire générale au sein de l’équipe administrative. Ses missions consistent notamment à :
Assistanat du directeur général (DG) et autres membres de la direction
- Assurer le traitement et le suivi des mails du DG
- Analyser et prioriser les sollicitations, planifier et organiser les réunions, rendez-vous et les déplacements du DG, de la directrice des programmes, et occasionnellement des autres membres de la direction
- Assister le DG dans l’organisation de ses activités quotidiennes et le suivi des dossiers
- Organisation des réunions internes et suivi des disponibilités, s'assurer de la disponibilité des salles
- Organiser et assurer le bon fonctionnement des instances internes de coordination (comité de direction, codir élargi, etc.)
- Préparer les dossiers en amont des réunions, assurer le suivi des actions et échéances et rédiger les comptes-rendus le cas échéant
Gestion administrative et appui aux ressources humaines, notamment :
- Participer à la gestion administrative : appui aux équipes selon les besoins (déplacements, réunions, archivage), gestion de notes de frais, relations avec les fournisseurs, etc.
- Appuyer ponctuellement les processus RH : gestion des candidatures, recrutement, etc.
Gestion et vie de bureau
L’assistant.e de direction assure également l’accueil physique et téléphonique. Il/elle organise la logistique des instances de gouvernance (conseil d’administration, conseil scientifique, conseil d’orientation stratégique) et de séminaires internes (une à deux fois par an hors de Paris sur 2 ou 3 jours) et supervise les locaux et services généraux en lien avec Sciences Po.
Savoir et savoir faire
- Sensibilité aux enjeux environnementaux et le développement durable
- Maîtrise des logiciels bureautiques/web et logiciels métiers, aisance avec les outils d’IA
- Capacités rédactionnelles
- Très bon niveau de français et d’anglais à l’écrit comme à l’oral
- La maîtrise d’une autre langue est un atout.
Savoir être
- Solides capacités d’organisation, de planification et de priorisation
- Capacité à communiquer avec des personnalités de haut niveau, aisance relationnelle
- Sens de l’écoute, confidentialité, discrétion
- Rigueur et fiabilité
- Sens développé du service
- Autonomie, capacité d’initiative, aptitude à la résolution de problèmes
- Capacité d’adaptation, souplesse, réactivité
- Polyvalence
Qualifications
- BTS/cursus universitaire assistanat de direction, assistant.e de gestion, assistant.e de manager
- Un niveau Master (management, langues, lettres, sciences sociales…) est un atout.
Expérience
+5 ans d’expérience dans un poste similaire avec gestion d’agendas complexes
Contrat proposé et autres avantages
- Contrat à durée indéterminée à partir de mi octobre
- Salaire prévu pour cette fonction selon notre grille : 37-44 000€ brut annuel en fonction des compétences et de l’expérience
Poste basé à Paris avec possibilité de télétravail après 6 mois d’ancienneté
Autres avantages :
- 30 jours de congés payés
- 10 jours de RTT en raison d’un horaire de travail hebdomadaire de 37,5h
- tickets restaurant de 10€/jour travaillé pris en charge à 60 %
- Frais de transport en commun pris en charge à 55% ou forfait mobilité durable
- Complémentaire santé prise en charge à 50 %.
Modalités de candidature
Les candidatures (CV, lettre de motivation, contacts de trois référents) sont à envoyer d’ici au jeudi 3 septembre à midi à lisa.dacosta@iddri.org
Merci d’indiquer « Candidature Assistant.e direction » dans l’objet du mail.
L'Iddri est un employeur soucieux de l'égalité des chances et encourage les candidatures de tous horizons.